Когда кто то отказывается принимать заявление надо слать его по почте и все. С описью вложения.
Если нет ответа на письмо в установленный законом срок жаловаться в прокуратуру.
вот примерно как в идеальном случае действует прокуратура
http://www.mosproc.ru/news/uao/nagatins ... dministra/
Есть Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». На него и ссылайтесь.